Overser kompetansen på eget lager
Ofte opplever jeg at når en bedrift bestemmer seg for å kjøpe et WMS-system, så starter prosessen med at bedriften sender ut kravspesifikasjoner til så godt som alle WMS-leverandører. Prosjektteamet tar med et stort antall faktorer når de skal avklare hvilket system som er beste egnet for bedriftens logistikk, inkludert pris og supporttjenester. Andre ganger ser jeg at bedriften velger å få hjelp av eksterne konsulenter i anskaffelses- og implementeringsfasene.
I slike faser er det dessverre altfor ofte at kompetansen på lageret blir oversett i utvelgelsesprosessen. Ressursene på lageret kommer for sent på banen, gjerne etter at valget av system og leverandør er tatt. Dermed oppstår det en risiko for fallgruver eller manglende lagerprosesser, og i mange tilfeller må man gjøre store endringer i siste liten. Jeg har sett tilfeller hvor toppledergruppen har undervurdert hvor kompleks egen logistikk er, og har kjøpt et altfor enkelt WMS-system i samarbeid med IT-avdelingen. Hadde de tatt med lagermedarbeiderne på råd tidligere, kunne det vært unngått. Da blir det en dyrekjøpt erfaring, fordi det er logistikken som må tilpasses systemet og ikke systemet som må tilpasses logistikken. Ofte ender det med at effektiviteten går ned, og de ansatte blir frustrerte og demotiverte fordi det nye systemet er ulogisk og vanskelig å jobbe med.
Når konsulentene har reist…
Når leverandørens konsulenter har forlatt bedriften og systemet skal fungere og skape gevinst, ser jeg dessverre for ofte at det ikke går som planlagt. Bedriftens styre er frustrert fordi ROI-beregningene var feil. Ledelsen og de ansatte på lageret er frustrerte fordi arbeidsprosessene tar mye lengre tid (prosessene blir tilpasset WMS-et, og ikke omvendt). Bedriftene jeg besøker, skylder på et dårlig WMS, men sannheten er at WMS-leverandøren reiste fra deg i en fart for å jakte på nye kunder, og nå mangler bedriften din ekspertise for å utvikle WMS-et og lageret videre. Ansvaret for å tilegne seg kunnskapen om systemet ligger hos kunden.
Ansett medarbeidere med kompetanse på det nye WMS-systemet
Hvis du er klar over hvilke utfordringer som hører med når du skal implementere et WMS, bør du være proaktiv når du leter etter og rekrutterer folk som er eksperter på WMS-et du kjøper. Du behøver medarbeidere som forstår logistikken hos deg og ser mulighetene blant tjenestene systemet tilbyr, og som kan bruke de relevante funksjonene på lageret og i arbeidsprosessene. Utfordringen er å avdekke tidstyvene i prosessene, og eliminere dem med tjenestene som ligger i WMS-et. Nesten alle lagre som implementerer et WMS, blir i en overgangsperiode mindre effektive enn før implementeringen, derfor er utfordringen å gjøre denne perioden så kort som mulig. Her er det avgjørende at du ikke undervurderer hvor lang tid det tar å bli like effektive i tid og produksjon som før implementeringen. Det krever tålmodighet, og det er viktig at toppledelsen er klar over dette og tar høyde for det i budsjettmålene. Derfor anbefaler jeg å rekruttere folk med gode ferdigheter (eller kjøpe konsulenttimer) fra noen som er eksperter på ditt nye WMS-system.
